Rollen und Schnittstellen im Projektmanagement

Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Projektmanager, Projektmitarbeiter, Projektteam, Lieferanten und Stakeholder. Alles nur Buzzwords, oder ist es wirklich notwendig alle Rollen zu belegen?

Wer schon einmal ein Projekt in der Praxis umgesetzt hat, egal ob in einem kleinen oder großen Rahmen, wird spätestens bei der Umsetzung die Feststellung machen, dass es Rollenbeschreibungen inkl. festgelegter Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten sowie Befugnissen benötigt. Im schlimmsten Fall fühlt sich nämlich niemand für Arbeitspakete, Ressourcen, Kosten udgl. verantwortlich und der Projektmanager kümmert sich um alles alleine. Was eigentlich nicht der Sinn der Sache ist. Der Projektmanager sollte sich um die Planung, Koordination sowie Steuerung des Projektes kümmern und wenn möglichst von allgemeinen Arbeitspaketen ausgenommen werden. In diesem Beitrag sind die Rollen des klassischen Projektmanagements angeführt.

Auftraggeber

Der Auftraggeber erteilt oder entzieht den Projektauftragt. Er kann aus dem eigenem oder einem anderen Unternehmen stammen. Neben der Auftragserteilung stellt er die Finanzierung sicher und stallt die Eskalationsinstanz dar. Am Ende eines Projekts immer er den Projektgegenstand ab.

Lenkungsausschuss

Das dem Projekt übergeordnete Entscheidungs- und Eskalationsgremium wird als Lenkungsausschuss bezeichnet. Dieser setzt sich überwiegend aus hochrangigen Vertretern des Auftraggebers und des Auftragnehmers zusammen. Der Lenkungsausschuss entscheidet immer dann, wenn eine Entscheidung die Befugnisse des Projektmanagers übersteigt oder wenn Auftraggeber und Projektmanager zu keiner Einigung oder Entscheidung kommen. Das das Gremium in der Regel durch entsprechende Besetzung einen Ausgleich zwischen Auftraggeber- und Auftragnehmerinteressen darstellt, stellt zumeist die höchste Eskalationsinstanz dar.

Projektmanager

Der Projektmanager kann vom Lenkungsausschuss oder direkt vom Auftraggeber ernannt werden. Er ist für die Planung, Kontrolle, Steuerung und den Projektabschluss zuständig. Abhängig von der Organisationsform koordiniert er die Aufgaben der Projektmitarbeiter oder ist deren fachlicher oder gar disziplinarischer Vorgesetzter. Es ist sinnvoll wenn der Projektmanager bei der Auswahl der Projektmitarbeiter mitentscheiden kann. Zu seinen Befugnisse zählen: die Aufteilung der Aufgaben im Projekt sowie die Strukturierung.

Projektmitarbeiter

Die Projektmitarbeiter bearbeiten den eigentlichen Projektgegenstand in Form von Arbeitspaketen. Erwartet wird von ihnen, dass sie die Interessen des Projekts vertreten und proaktiv an den Projektmanager berichten und ihn unterstützen. Abhängig vom Projekt kann der Projektmanager weitere Verantwortungsbereiche sowie Befugnisse an einzelne Projektmitarbeiter delegieren.

Projektteam

Das Projektteam wird vom Projektmanager und den jeweiligen Projektmitarbeitern gebildet. Je nach Umfang des Projektes kann auch ein sogenanntes Kernteam gebildet werden, das kontinuierlich in das Projekt einbebunden ist. Während das Projektteam nur jene Mitarbeiter mit einbezieht, die nur einzelne Arbeitspakete verantworten und nicht während der gesamten Projektlaufzeit im Projekt mitwirken.

Lieferanten

Lieferanten können extern, aber auch unternehmensintern (z.B. andere Abteilungen, Fachbereiche, etc.) sein. Sie liefern die Ergebnisse für einzelne Arbeitspakete oder ganze Teilprojekte.

Sonstige Stakeholder

Sind Personen oder Personengruppen, die

  • Sich für das Projekt interessieren,
  • Am Projekt beteiligt sind,
  • Das Projekt beeinflussen können oder
  • Vom Projekt betroffen sind oder sich betroffen fühlen.

Dies können beispielsweise der Entwicklungsleiter, die Marketing- und Vertriebsabteilung, die Qualitätsmanagementabteilung und -beauftragten sowie die Produktion sein. Es ist ratsam, dass sich der Projektmanager bereits in der Initialisierungsphase ein Bild über die für ihr Projekt relevanten Stakeholder machen und sich über deren Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Erwartungen hinsichtlich des Projekts zu informieren.

Quellen

  • Holger Timminger (2017): Modernes Projektmanagement: Mit traditionellem, agilem und hybridem Vorgehen zum Erfolg
  • Mario Neumann (2017): Projekt-Safari: Das Handbuch für souveränes Projektmanagement

Written by bauersteph

I live in Lower Austria, work in Upper Austria and studied communications science in Salzburg and currently I am studying in Styria. Since 2011 I am part of the voestalpine Group Communications department. As mentioned before I started to study content strategy at the FH Joanneum Graz in September 2017.

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