Ich hab schon mehrfach erwähnt, dass bei mir der Beginn eines Blogartikels, eines Projekts oder nun der Masterarbeit oftmals die größte Hürde darstellt. Zwar lasse ich mich schnell von etwas begeistern, dennoch ist es manchmal unbeschreiblich wie lange und schwer es mir fällt mich zu überwinden die ersten weißen Seiten zu füllen. Der blinkende Cursor verspottet mich regelrecht. Die vollgeräumte Spüle ruft mir leise zu, dass der Geschirrspüler eingeräumt werden will und der Sessel mit den unordentlichen Kleidungsstücken sieht mich anklagend an. Habe ich jedoch einmal begonnen, dann bin ich kaum zu stoppen. Voller Motivation und mit dem Queen-Song „Don’t stop me now!“ in den Ohren und haue in die Tasten als gäbe es kein Morgen. Was in gewisser Weise auch wieder stimmt, da der Beginn am nächsten Tag wieder einer Überwindung gleich kommt als würde eine Expedition auf den Mount Everest bevorstehen.

In einigen Kursen meines Masterstudiums an der FJ Joanneum haben wir uns mit dem Thema Projektmanagement und unterschiedlichen Methoden auseinandergesetzt. Egal, ob dem klassischen oder agilen Projektmanagement, Scrum, Kanban oder was auch immer, jeder Methode kann ich etwas abgewinnen.

Klassisches versus agiles Projektmanagement

Das klassische Projektmanagement basiert auf standardisierten Vorgehensweisen und -modellen und sieht eine klare und durch Meilensteine abgetrennte Abfolge von Projektphasen vor. Ergebnisse, Kosten, Termine und Ressourcen werden am Anfang des Projekts festgelegt. Änderungen in der Projektabwicklung sollten möglichst vermieden werden, da sie aufwändig und oftmals kostspielige Projektanpassungen nach sich ziehen.

Das agile Projektmanagement basiert auf einer iterativen und inkrementellen Herangehensweise. Der Erfolg agiler Methoden basiert unter anderem auf hervorragender Teamarbeit, kurzen Feedbackschleifen, hoher Reaktionsfähigkeit bei Änderungswünschen und kontinuierlicher Prozessverbesserung. Die Mitarbeiter im Team haben eine hohe Eigenverantwortung. Methoden wie Kanban und Scrum basieren auf agilem Projektmanagement.

Sowohl der klassische als auch der agile Projektmanagementansatz haben ihre spezifischen Vorzüge und sind von den Anforderungen des jeweiligen Projekts abhängig. Projekte, die ein hohes Maß an Flexibilität erfordern sollten beispielsweise nach agilen Methoden abgehandelt werden.

Kanban

Die Kanban-Methode ist eine Methode aus der Softwareentwicklung und hat ihren Ursprung bei Toyota. Dort suchte Taiichi Ōno nach einer Lösung um Engpässe in der Produktion zu vermeiden, bessere Durchlaufzeiten zu generieren und Lagerbestände zu reduzieren. Der Schwerpunkt liegt auf dem optimalen Fluss jedes einzelnen Produktes durch die Fertigung. Das Wort „Kanban“ kommt aus dem japanischen und bedeutet so viel wie „Signalkarte“.

Beispiel für ein Kanban-Board

Die Kanban-Methode hilft Aufgaben zu visualisieren und die Menge an angefangenen Arbeiten zu begrenzen. Die Visualisierung kann entweder klassisch über Stift und Post-it aber auch digital passieren. Wir nutzen beispielsweise im Studium Trello dafür.

Das klassische Kanban-Board

  1. To-Do: Hier werden Aufgaben eingetragen, die noch nicht begonnen haben und in Planung sind.
  2. Doing: In dieser Spalte befinden sich Themen, sobald mit der Bearbeitung der To-Dos begonnen worden ist, wandert diese Aufgabe in die Mitte.
  3. Done: Ist der Job erledigt, wandert die Aufgabe in die Spalte Done.

Je nach Umfang und Anforderung des jeweiligen Projektes lässt sich die Tafel erweitern. Durch die Visualisierung können Probleme, Fehler und Engpässe leichter erkannt und behoben werden.

Scrum

Scrum wurde ursprünglich in der Softwaretechnik entwickelt, wird mittlerweile vor allem in der Produktentwicklung, da auf Marktveränderungen schnell reagiert werden kann, eingesetzt. Ursprünglich stammt der Begriff Scrum aus dem Rugby Sport und bedeutet soviel wie „dichtes Gedränge“.

Scrum Rollen

  • Pigs & Chickens: Personen, die direkt am Prozess beteiligt sind werden als „Pigs“ bezeichnet und Außenstehende als „Chickens“.
  • Product Owner: Steht stellvertretend für die Anwender des Produktes. Er ist für die Eigenschaften und den wirtschaftlichen Erfolg des Produkts verantwortlich.
  • Entwicklungsteam: Das Team, welches vom Entwickler bis hin zum Qualitätsmanager bunt gemischt ist, organisiert sich selbst und besteht maximal aus 2-9 Teammitgliedern. Das Team steht im Zentrum des Scrum-Prozesses, weil es für die Umsetzung der Anforderungen sorgt.
  • Scrum Master: Ist der Moderator und sorgt dafür, dass die Scrum-Regeln eingehalten werden. Außerdem ist er Ansprechpartner für Außenstehende (Chickens).

Arten von Scrum-Meetings

  • Time-Boxing: Als Time-Boxing bezeichnet man einen Zeitabschnitt, der nicht überschritten werden darf und in dessen Grenzen Meetings und Entwicklungen ablaufen. Hierbei handelt es sich um eines der grundlegenden Konzepte in Scrum das maßgeblich zur Effizienz beiträgt.
  • Sprint: Während der sogenannten Sprints plant das Team konkrete Aufgaben. Diese sollen innerhalb einer festgelegten Zeit bearbeitet werden. Zu Beginn jeden Sprints findet ein Kick-Off statt. Dort werden die Arbeitspakete des Scrum-Teams für den kommmenden Sprint geschnürt.
  • Daily Scrum: Wie der Name schon verrät findet das Daily Scrum täglich statt und dauert in der Regel nicht länger als 15 min. Es dient zur Abstimmung innerhalb des Teams und um sich gegenseitig zu informieren. Empfohlen wird die Daily Scrums im Stehen abzuhalten, da dies die Konzentration steigert.
  • Sprint Review: Am Ende des Arbeitstages findet die Sprint Review statt. Hier werden die jeweiligen Ergebnisse vorgestellt. Die Teams erhalten dort Input und die Möglichkeit Arbeitspakete anzupassen.
  • Sprint Retrospectiv: Das abschließende Meeting wird Sprint Retrospective genannt. Das Projektteam reflektiert dort, wie das Projekt abgelaufen ist und wo Verbesserungspotential besteht.

Scrum-Dokumente

  • Product Backlog: Hierbei handelt es sich um eine Liste mit den Projektanforderungen, die laufend erweitert werden kann. Diese Liste wird durch den Product Owner geführt.
  • Sprint Backlog: Aus dem Product Backlog wird eine Auswahl getroffen, die das Team innerhalb eines Sprints bearbeitet.
  • Product Increment: Dieses Zwischenprodukt ist das Ergebnis eines Print Reviews und bietet einen guten Überblick über alle Arbeiten, die bereits erledigt wurden.

Wer sich näher über die Scrum-Methode informieren möchte, findet online eine Vielzahl an Beiträgen und Websites dazu.

Was ist die richtige Methode für mich?

Egal ob man lieber einem klassischen Projektplan folgt oder Anhänger von agilen Projektmanagement Methoden ist, die beste Methode für mich und meine angehende Masterarbeit ist im ersten Schritt jedoch immer noch einfach mal anfangen und sich aus jeder der oben beschriebenen Methoden das beste für die Selbstorganisation herauszusuchen.

Written by bauersteph

I live in Lower Austria, work in Upper Austria and studied communications science in Salzburg and currently I am studying in Styria. Since 2011 I am part of the voestalpine Group Communications department. As mentioned before I started to study content strategy at the FH Joanneum Graz in September 2017.

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